Como se faz um ofício circular?

Perguntado por: anascimento . Última atualização: 18 de maio de 2023
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Cada ofício deve abordar um único assunto. Se o texto for longo, caso o destinatário só receba o documento de forma física, usa-se a folha de continuação. O tipo e o numero do ofício deve ser repetidos na folha de continuação, devidamente numerada.

Se a comunicação for remetida para destinatários fora da entidade, usa-se “Ofício-Circular”. Ambos seguem o mesmo número de controle dos ofícios e memorandos. Sua finalidade é uniformizar procedimentos, transmitir informações, ordens, avisos, recomendações, esclarecimentos de conteúdo de leis, normas e regulamentos.

Com relação à estrutura, há no ofício:

  1. cabeçalho com informações do órgão/setor, endereço de correspondência e demais informações para contato;
  2. numeração do ofício e ano;
  3. local e data;
  4. corpo do texto com as informações sobre a solicitação, requerimento etc.;
  5. despedida (“atenciosamente”, “cordialmente” etc.);
  6. assinatura.

O ofício e ofício-circular constituem modalidades de correspondência oficial praticamente idênticas. Exatamente por serem documentos da correspondência oficial, só podem ser expedidos por órgão público, em objeto de serviço. Seu destinatário, no entanto, além de outro órgão público, pode ser um particular.

Circular é uma norma jurídica produzida em todos os níveis da administração pública (ou seja, do poder executivo), pela qual o chefe de certa repartição ou departamento define a padronização de condutas e regras.

Na circular põe-se: timbre (logotipo ou brasão), título (assunto), número do circular, data, ementa (identificação do assunto), vocativo com o pronome de tratamento, corpo do texto (quesito principal), despedida e assinatura (pode aparecer o nome completo ou as iniciais de quem escreveu).

De acordo com a forma ou meio de correspondência da mensagem escrita, diz-se carta-circular, ofício-circular, memorando-circular ou manifesto-circular.

Estrutura organizacional circular
Essa estrutura coloca no eixo do círculo as pessoas e os setores de maior hierarquia, e ao seu redor ficam os seus subordinados. Comparada a linear, por exemplo, ela não funciona tão bem, já que pode ser limitada de espaço para informações, além de ser confusa para algumas pessoas.

Um comunicado é um «aviso, informe, declaração, muitas vezes de fonte oficial, difundida pelos meios de comunicação» (idem). Uma circular designa uma «comunicação escrita de interesse comum, que é reproduzida em vários exemplares e transmitida a diferentes pessoas ou entidades» (idem).

Os documentos do padrão ofício devem obedecer à seguinte formatação:

  • a) tamanho de papel: A4 (29,7 cm x 21cm);
  • b) margem lateral esquerda: no mínimo, 3 cm de largura;
  • c) margem lateral direita: 1,5 cm;
  • d) margem superior e inferior: 2 cm;

Ofício é o nome comumente utilizado para solicitar, reivindicar, notificar ou comunicar formalmente sobre determinado tema.

Para fazer um requerimento, é preciso, anteriormente, informar-se sobre quais os dados necessários e qual a estrutura mais adequada. É necessário averiguar o nome do destinatário, confirmar seu cargo e usar o pronome de tratamento adequado. Por fim, é importante, também, pesquisar quais leis sustentam seu pedido.

Requerimento é um documento utilizado para fazer um pedido, a uma pessoa ou uma instituição, explicando os motivos. A sua formalidade depende do seu destinatário, que é chamado de requerido. Em várias situações ao longo da sua vida você precisará solicitar algo por escrito.

A circular é um documento oficial utilizado na transmissão de mensagens internas em um determinado local, seja ele uma empresa, um órgão público ou mesmo um conjunto habitacional. Faz parte do grupo de textos que se caracterizam como redação técnica.